При организации научной или бизнес-конференции нужно найти правильное место. Альтернативой конференц-центру является гостиница. Организация конференции в гостинице — отличное решение, если встреча продлится дольше одного дня. Как поэтапно организовать встречу? Мы собрали несколько практических советов.
Укажите количество участников и дату конференции
Один из ключевых вопросов — количество участников. Чем больше людей посетит встречу, тем просторнее должен быть конференц-зал. В отелях есть конференц-залы вместительностью от нескольких десятков до нескольких сотен человек. Перед выбором места важно знать точное количество гостей, чтобы подобрать размер помещения к ожидаемой посещаемости. Это снизит стоимость организации мероприятия.
Определите бюджет конференции — экономьте с умом
Организация конференции связана с расходами, которые, в свою очередь, являются одним из ключевых вопросов. Если ваш бюджет ограничен, рекомендуется тщательно записать все расходы, чтобы вы могли проанализировать их позже. На чем можно сэкономить? Даже на профессиональном оборудовании, без которого не обойтись. Если конференция проводится в отеле, где расположен конференц-зал, организаторам не придется нести дополнительные расходы по аренде звуковой системы, флипчартов, проектора или экранов — оборудование будет им предоставлено в цене.
Альтернативой дорогим подаркам для самых важных гостей могут стать дополнительные развлечения, предлагаемые отелем, например, СПА-процедуры. Еще одно направление, позволяющее снизить затраты, — это подготовка и печать рекламных материалов.
Организация конференции — составить расписание
График работы должен охватывать все наиболее важные мероприятия, в том числе:
- подготовку приглашений для докладчиков и гостей,
- распространение учебных материалов,
- определение продолжительности выступлений отдельных участников конференции,
- планирование перерывов на кофе и обед.
Если конференция продлится несколько дней, также хорошо подготовить развлечения, которыми участники смогут пользоваться в свободное время.
Составление подробного плана мероприятия позволит вам спланировать работу и в то же время гарантировать, что вы не забудете о важных датах. Например, за месяц до запланированной даты конференции вы закажете приглашения и необходимые обучающие материалы для гостей и подтвердите присутствие ключевых участников.
Конференция в отеле — расположение и удобства
Конференции часто проводятся в гостиницах и пансионатах из-за возможности для участников остаться на ночь. Выбранный вами отель должен находиться в месте с хорошим транспортным сообщением. Также важны его стандарт и качество обслуживания. Если есть гости из-за границы, у них не должно возникнуть проблем с общением с персоналом отеля. Доступ к беспроводному Интернету в номерах также важен.
Если программа встречи растянута на несколько дней, хорошо, если отель будет расположен в привлекательном для туристов месте.
Как мы выбирали гостиницу для конференции
Наша компания проводит конференции по всей стране, обычно несколько таких мероприятий в год. Однажды выбрав Президент Отель https://presidenthotel.com.ua/ для проведения конференции, мы решили, что будем вести постоянное сотрудничество с ним. Поводом к этому послужило много факторов, но решающими были:
- Место расположения — центральная часть города.
- Огромный конференц-зал, который благодаря современным технологиям мы разделяли и объединяли по мере необходимости.
- Отличный контакт с менеджерами и персоналом отеля. Наши потребности и идеи были внимательно выслушаны, благодаря чему мероприятие выглядело так, как мы хотели.
- Наличие первоклассного аудиовизуального и мультимедийного оборудования.
- Множество удобств и развлечений для участников и гостей.
Стоит отметить отличную информационную наполненность сайта отеля. Прежде чем сделать заявку, мы ознакомились с предложениями и подобрали:
- необходимый зал,
- оборудование,
- кейтеринг,
- номера для проживания участников.
Фуршет — один из тех элементов, которые мы учитываем в самом конце, когда дело касается выбора места для конференции. Однако, и сейчас, когда мы рассуждаем о критериях полезности отеля для организаторов конференции, мне приходится признать, что кондитерская Тэйстэрия с авторскими десертами просто очаровала наших участников.
К услугам наших участников, как и других гостей отеля, было бесплатное пользование фитнес-центром с бассейном, финской сауной, русской баней и тренажерным залом.
Организация конференции — оборудование для конференц-зала
Комфорт участников во многом зависит от оснащения конференц-зала. Лучшие отели предлагают полностью оборудованные помещения с кондиционерами. Другими словами, организаторы конференции имеют в своем распоряжении все удобства, включая хорошую аудиосистему, аудиовизуальное и мультимедийное оборудование. Это решение очень выгодно для организатора, так как ему не нужно пользоваться услугами субподрядчиков.
Для многих организаторов важно изменить планировку зала. Некоторые конференции совмещены с обучением. Например, участники принимают участие в лекции, а затем работают в группах. Это заставляет переставлять мебель и оборудование в соответствии с потребностями гостей.
Кейтеринг
У конференций, организованных в отелях, есть большое преимущество — вам не нужно беспокоиться об угощении для гостей, достаточно заранее обсудить этот вопрос с менеджером отеля. При оформлении меню следует учитывать разные кулинарные предпочтения гостей. В этом вопросе стоит положиться на специалистов — шеф-повар или менеджер отеля помогут составить меню и позаботятся о том, чтобы гости остались довольны.
Организация конференции — не забудьте про отзывы участников
Даже опытные организаторы стремятся прислушаться к ожиданиям и потребностям участников. Чтобы сделать ваши будущие конференции еще лучше, не забывайте получать отзывы от каждого участника. Наиболее распространенное решение — анкеты, заполняемые гостями в конце встречи.
Если вы решите организовать опрос, помните, что вопросы должны касаться различных аспектов. Например, оценка лекций с точки зрения содержания, практичность обучения, качество питания и дополнительных удобств, которые гости могут использовать и т.д. Также хорошо оставить место для дополнительных комментариев от участников.